Qualiopi: wat de certificering verandert voor een opleidingsaanbieder

Voor elke opleidingsaanbieder in Frankrijk is Qualiopi niet langer één optie naast andere kwaliteitstrajecten: het is de structurerende referentie van de sector geworden. Precies begrijpen wat de certificering attesteert, wat zij vereist en wat zij in de dagelijkse werking verandert, stelt een bestuurder van een aanbieder, een projectinitiatiefnemer van een school of een potentiële partner in staat de draagwijdte ervan correct in te schatten.

Qualiopi, een kwaliteitscertificering, geen pedagogisch label

Qualiopi is de kwaliteitscertificering voor aanbieders van opleidingsacties in Frankrijk. Zij attesteert dat de aanbieder een nationaal referentiekader van criteria en indicatoren over zijn werking naleeft: informatie aan het publiek, aanpassing van de prestaties, pedagogische en technische middelen, kwalificatie van de teams, opvolging van de lerenden en continue verbetering.

Het is belangrijk te preciseren wat Qualiopi niet attesteert:

• zij certificeert niet de precieze pedagogische inhoud van een opleiding;
• zij garandeert niet de waarde van een uitgereikt diploma of een uitgereikte kwalificatie;
• zij vervangt geen registratie in het RNCP of in het Répertoire spécifique, die onder France compétences valt.

Een aanbieder kan dus Qualiopi-gecertificeerd zijn en tegelijk opleidingen aanbieden zonder RNCP-certificering, of omgekeerd. Beide trajecten zijn complementair maar verschillend, en zij mogen in de communicatie van een instelling nooit met elkaar worden verward.

Wat de certificering concreet inhoudt

Voor een opleidingsaanbieder brengt het behalen van Qualiopi een werkelijke transformatie van de interne werking met zich mee, veel verder dan een eenvoudige administratieve formaliteit.

Een referentiekader opgebouwd rond criteria en indicatoren

Het nationale kwaliteitsreferentiekader omvat verschillende criteria, uitgewerkt in precieze indicatoren. Zij hebben met name betrekking op:

• de duidelijke en toegankelijke informatie aan het publiek over de prestaties, de resultaten en de prestatie-indicatoren;
• de precieze identificatie van de doelstellingen en de aanpassing van de prestaties aan de ontvangen doelgroepen;
• de geschiktheid van de ingezette pedagogische, technische en begeleidingsmiddelen;
• de kwalificatie en de competentieontwikkeling van de onderwijsteams;
• de verankering van de aanbieder in zijn professionele omgeving;
• het verzamelen van de beoordelingen van de belanghebbenden en de behandeling van klachten;
• een gedocumenteerd traject van continue verbetering.

Een initiële audit en vervolgens een toezichtsaudit

De certificering wordt niet eens en voor altijd verworven. Zij berust op een initiële audit door een geaccrediteerde certificerende instantie, gevolgd door een toezichtsaudit in de loop van de cyclus, vóór een hernieuwing. Deze logica verplicht de aanbieder om de bij de initiële certificering gedocumenteerde praktijken duurzaam in stand te houden, en niet om ze eenmalig in te zetten om de certificering te behalen.

Een permanente documentatievereiste

Qualiopi vereist dat op elk moment bewijsstukken beschikbaar zijn: schriftelijke procedures, opvolgingsdocumenten van de lerenden, tevredenheidsenquêtes, traceerbaarheid van klachten, bewijzen van het volgen van de evoluties in competenties, beroepen en methoden. Deze documentatievereiste is vaak het meest structurerende punt voor een aanbieder die het traject ontdekt: zij verplicht tot het formaliseren van praktijken die soms informeel bestonden.

Waarom deze certificering zo zwaar weegt op de financiering

Qualiopi bepaalt de toegang tot de publieke en gemutualiseerde fondsen voor beroepsopleiding. Een niet-gecertificeerde aanbieder ontzegt zichzelf automatisch een deel van de beschikbare financiering voor zijn prestaties, wat zijn toegang tot bepaalde doelgroepen en bepaalde regelingen sterk beperkt. Dit financiële gevolg verklaart waarom de certificering zich zo snel in de sector heeft veralgemeend, los van haar kwaliteitsdoelstelling alleen.

Wat Qualiopi verandert in de geloofwaardigheid van een instelling

Naast de financiering heeft de certificering een rechtstreeks effect op de perceptie van een aanbieder door zijn gesprekspartners:

• voor bedrijven als klant is Qualiopi een impliciete voorwaarde geworden voordat een opleidingssamenwerking wordt aangegaan;
• voor een franchisekandidaat vermindert het aansluiten bij een netwerk dat al is gestructureerd rond een werking conform het kwaliteitsreferentiekader het conformiteitswerk bij de opstart;
• voor een academische of institutionele partner attesteert de certificering een gedocumenteerd werkingskader, wat de behandeling van een partnerschapsdossier vergemakkelijkt;
• voor een investeerder vormt zij een indicator van organisatorische maturiteit en regelgevende conformiteit.

Een groep die meerdere instellingen ontwikkelt, zoals BSG Group met haar scholen en haar partnernetwerk, heeft er belang bij de verwachte kwaliteitswerking op elke locatie precies te documenteren, om het Qualiopi-traject van elke structuur in het netwerk te vergemakkelijken en de coherentie ervan te waarborgen.

De audit anticiperen in plaats van ondergaan

Veel aanbieders benaderen Qualiopi als een deadline die in allerijl moet worden voorbereid, enkele weken vóór de initiële audit. Deze aanpak leidt vaak tot een kunstmatig bewijsdossier, losgekoppeld van de werkelijke werking van de structuur, wat zowel de behaalde certificering als de geloofwaardigheid van de aanbieder bij zijn auditor verzwakt.

Een ernstige voorbereiding veronderstelt dat de vereisten van het referentiekader ruim vóór de auditdatum in de dagelijkse werking worden geïntegreerd: het bijhouden van een klachtenregister, het systematisch formaliseren van tevredenheidsenquêtes, de traceerbaarheid van de opleidingsacties van de opleiders zelf, een gedocumenteerde opvolging van de evolutie van de beroepen en competenties waarop de aangeboden opleidingen zijn gericht. Eenmaal ingevoerd, vergemakkelijkt deze logica van continue verbetering niet alleen de initiële audit maar ook de daaropvolgende toezichtsaudits, die de duurzaamheid van de praktijken controleren en niet alleen hun eenmalige bestaan.

De rol van de kwaliteitsverantwoordelijke

De meeste gecertificeerde aanbieders wijzen intern een kwaliteitsverantwoordelijke aan, belast met het centraliseren van de documentaire bewijzen, het opvolgen van de indicatoren van het referentiekader en het voorbereiden van de auditdeadlines. Voor een netwerk met meerdere instellingen is het zinvol deze rol coherent te structureren van de ene locatie tot de andere: dezelfde opvolgingsinstrumenten, dezelfde documentmodellen, dezelfde methode voor de behandeling van klachten. Deze homogeniteit vermindert het risico op conformiteitsverschillen tussen instellingen en vereenvoudigt de globale sturing van het kwaliteitstraject op groepsniveau.

Aandachtspunten die u niet mag onderschatten

• Qualiopi certificeert de aanbieder, niet elke opleiding afzonderlijk: het is aangewezen het exacte toepassingsgebied van de certificering (opleidingsacties, competentiebalansen, VAE, leerlingwezen) te verifiëren zoals door de aanbieder aangegeven.
• De certificering heeft een in de tijd vastgelegde geldigheidsduur, met auditdeadlines die strikt moeten worden nageleefd.
• Een geschorste of ingetrokken certificering moet onmiddellijk in alle publieke communicatie worden doorgevoerd, op straffe van misleiding van financiers en doelgroepen.
• Een ernstige voorbereiding op de initiële audit vergt meerdere maanden: het traject anticiperen voorkomt een overhaaste conformering.

FAQ

Is Qualiopi verplicht voor elke opleidingsaanbieder?

Zij is verplicht voor elke aanbieder die gebruik wil maken van publieke of gemutualiseerde fondsen voor beroepsopleiding. Een aanbieder die geen van deze financieringen aanspreekt, is er juridisch niet toe verplicht, maar ontzegt zich die dan in de praktijk, ook voor zijn niet-gefinancierde acties.

Garandeert Qualiopi de waarde van het voorbereide diploma of de voorbereide kwalificatie?

Nee. Qualiopi certificeert de werking van de opleidingsaanbieder. De waarde van een diploma of kwalificatie hangt af van een afzonderlijke registratie, onder het gezag van de Staat voor een nationaal diploma of bij France compétences voor een RNCP-geregistreerde kwalificatie.

Hoe lang is de Qualiopi-certificering geldig?

Zij wordt uitgereikt voor een bepaalde duur, met een toezichtsaudit in de loop van de cyclus vóór een hernieuwingsaudit. De precieze kalender hangt af van de gekozen certificerende instantie en moet rechtstreeks bij haar worden geverifieerd.

---

Leidt u een opleidingsaanbieder of een school en wilt u van gedachten wisselen over een kwaliteitsstructurering of een partnerschap met BSG Group? Neem contact met ons op.