Gastinstelling: de studenten van een partnerinstelling ontvangen

Gastinstelling worden betekent aanvaarden studenten te ontvangen die niet de eigen studenten zijn, maar voor wie men tijdelijk verantwoordelijk wordt. Deze rol, vaak gezien als een eenvoudige logistieke formaliteit, verbindt de instelling in werkelijkheid op verschillende vlakken: onderwijskundig, administratief, menselijk en soms juridisch. Nauwkeurig begrijpen wat deze functie omvat, laat toe een ontvangstpartnerschap te benaderen met de nauwgezetheid die het vereist.

Wat het betekent gastinstelling te zijn

Een gastinstelling is die welke op haar locatie studenten ontvangt die in een andere instelling zijn ingeschreven, in het kader van een partnerschapsovereenkomst. Deze situatie komt met name in twee contexten voor:

• een internationale uitwisseling, waarbij de gastinstelling studenten in mobiliteit ontvangt voor een semester of een jaar;
• een gedelokaliseerd diploma, waarbij de gastinstelling op haar locatie een opleiding ontvangt waarvan het diploma door de instelling van herkomst wordt uitgereikt.

In beide gevallen is de gastinstelling geen eigenaar van het onderwijstraject van de student die zij ontvangt. Zij verzorgt een deel van de uitvoering ervan, binnen een kader dat is bepaald door de overeenkomst die haar met de partnerinstelling verbindt.

De concrete verbintenissen van een gastinstelling

De administratieve ontvangst

De gastinstelling moet in staat zijn de student in haar interne procedures op te nemen: tijdelijke administratieve inschrijving, toegang tot de digitale instrumenten, aftekening van de aanwezigheidslijsten, opvolging van de aanwezigheid, overdracht van de resultaten aan de instelling van herkomst volgens de overeengekomen kalender.

De onderwijskundige omkadering

Naargelang de bewoordingen van de overeenkomst kan de gastinstelling het geheel of een deel van het onderwijs verzorgen dat de ontvangen student volgt. Zij moet dan waarborgen dat het verstrekte onderwijs wel degelijk overeenstemt met het referentiekader dat de instelling van herkomst verwacht, bij gebreke waarvan de erkenning van de studiepunten of van de modules na afloop van het verblijf onzeker wordt.

De menselijke begeleiding

Een student in mobiliteit, in het bijzonder in het buitenland, komt terecht in een omgeving die hij niet kent. De gastinstelling moet voorzien in een minimale begeleiding: praktische informatie vóór de aankomst, een geïdentificeerd contactpunt ter plaatse, integratie in het leven van de instelling gedurende de duur van het verblijf.

De opvolging en de overdracht van informatie

De gastinstelling moet aan de instelling van herkomst, volgens een in de overeenkomst bepaalde kalender, de elementen overmaken die nodig zijn voor de opvolging van het traject van de student: aanwezigheid, evaluatieresultaten, eventuele incidenten. Deze regelmatige overdracht bepaalt de erkenning van het verblijf bij de afloop ervan.

Wat de overeenkomst moet preciseren voor een geslaagde ontvangst

Vóór de ontvangst van de eerste student moet de overeenkomst die de twee instellingen verbindt, verschillende punten hebben verduidelijkt:

• de exacte reikwijdte van de ontvangst: aantal betrokken studenten, duur van het verblijf, gedekte opleidingen of modules;
• de verdeling van de onderwijskundige verantwoordelijkheden tussen gastinstelling en instelling van herkomst;
• de erkenningsmodaliteiten van het onderwijs dat tijdens de ontvangst is gevolgd;
• de materiële voorwaarden: toegang tot de uitrusting, tot de documentaire hulpbronnen, tot de digitale instrumenten;
• de te volgen procedures bij moeilijkheden: academisch falen, langdurige afwezigheid, persoonlijke situatie die een vervroegde terugkeer vereist;
• de financiële voorwaarden van de ontvangst, wanneer kosten tussen instellingen worden gedeeld of gecompenseerd.

Een instelling die aanvaardt studenten te ontvangen zonder dat deze punten zijn geformaliseerd, stelt zich bloot aan misverstanden die meestal opduiken op het ogenblik dat er een concrete moeilijkheid ontstaat, veeleer dan vooraf.

Waarom deze rol nooit mag worden geïmproviseerd

Studenten van een partnerinstelling ontvangen verbindt de reputatie van beide structuren. Een slecht voorbereide ontvangst, zelfs een eenmalige, heeft gevolgen die het individuele geval overstijgen: een slecht begeleide student, een module die bij zijn terugkeer slecht wordt erkend of een ontoereikende communicatie tussen de twee instellingen verzwakken het vertrouwen dat nodig is voor de voortzetting van het partnerschap.

Omgekeerd maakt een gastinstelling die deze rol ernstig structureert er een ontwikkelingstroef van: zij wordt een betrouwbaar ankerpunt voor een netwerk van partners, in staat om studenten te ontvangen in homogene en gedocumenteerde omstandigheden, ongeacht de instelling van herkomst.

Bijzondere gevallen anticiperen veeleer dan ze tijdens de ontvangst te ontdekken

Een ontvangst van studenten, zelfs een goed voorbereide, stuit vrijwel altijd op situaties die niet tot in detail waren geanticipeerd: een student met aanpassingsmoeilijkheden, een module waarvan de inhoud uiteindelijk afwijkt van het verwachte referentiekader, een kwestie van huisvesting of van ziekteverzekering die vooraf slecht was afgebakend. Een ervaren gastinstelling probeert niet alles in de oorspronkelijke overeenkomst te voorzien, maar zich uit te rusten met een duidelijke procedure om te behandelen wat niet was voorzien: wie beslist, binnen welke termijn, met welke informatie die aan de instelling van herkomst wordt overgemaakt.

Dit vermogen om het onvoorziene methodisch te behandelen, veeleer dan geïmproviseerd, onderscheidt een betrouwbare gastinstelling van een instelling die af en toe ontvangt zonder deze functie te hebben gestructureerd. Het berust grotendeels op de ervaring die in de loop van de opeenvolgende ontvangsten is opgebouwd, wat rechtvaardigt dat de ondervonden moeilijkheden en de aangebrachte oplossingen stelselmatig worden gedocumenteerd, om deze knowhow van de ene ontvangst op de andere te kapitaliseren.

Wat dit betekent voor een netwerk dat zijn partnerschappen structureert

Voor een onderwijsgroep die partnerschappen ontwikkelt met private en publieke instellingen, zoals BSG Group doet, moet de functie van gastinstelling steunen op een duidelijk methodologisch kader, dat op homogene wijze op elke school van het netwerk toepasbaar is. Dat veronderstelt dat vóór elke ontvangst de procedures voor administratieve integratie, de voorgestelde menselijke begeleiding en de modaliteiten voor de overdracht van informatie aan de partnerinstelling worden gedocumenteerd.

Deze nauwgezetheid komt rechtstreeks ten goede aan de ontvangen studenten, van wie het traject van het begin tot het einde van hun mobiliteit veiliggesteld blijft, en aan de partnerinstellingen, die kunnen steunen op een betrouwbare en constante gesprekspartner.

Essentiële aandachtspunten

• Nooit studenten ontvangen voordat de overeenkomst die de ontvangst omkadert, is ondertekend en gevalideerd door de bevoegde organen van beide instellingen.
• Nagaan of het onderwijs dat tijdens de ontvangst wordt verstrekt, overeenstemt met het referentiekader dat de instelling van herkomst verwacht.
• Een geïdentificeerde contactpersoon aanwijzen voor elke groep ontvangen studenten, om een stabiel contactpunt te verzekeren.
• Schriftelijke procedures voorzien voor situaties van onderbreking of van moeilijkheden die tijdens het verblijf worden ondervonden.

FAQ

Reikt een gastinstelling een diploma uit aan de studenten die zij ontvangt?

Neen, behoudens andersluidende bepaling die uitdrukkelijk in de overeenkomst is voorzien. In de regel blijft de ontvangen student ingeschreven in zijn instelling van herkomst, die verantwoordelijk blijft voor de uitreiking van zijn diploma.

Wat gebeurt er als het onderwijs van de gastinstelling niet exact overeenstemt met het referentiekader van de instelling van herkomst?

Dat is precies wat de onderwijskundige studie voorafgaand aan de overeenkomst moet voorkomen. Wordt er tijdens de ontvangst een afwijking vastgesteld, dan moeten de twee instellingen elkaar opzoeken om de erkenningsmodaliteiten bij te stellen, volgens de in de overeenkomst voorziene bewoordingen.

Hoeveel studenten moet een gastinstelling ontvangen?

Het aantal wordt vastgesteld door de overeenkomst tussen de twee instellingen, naargelang hun reële ontvangstcapaciteit en de geïdentificeerde behoeften. Er bestaat geen standaarddrempel die op alle situaties van toepassing is.

---

Vertegenwoordigt u een instelling en wenst u een partnerschap voor de ontvangst van studenten met BSG Group te bestuderen? Ontdek onze werkwijze op partner worden.